電子印鑑について

印鑑
みなさんは電子印鑑をご存知でしょうか?
最近では、PDFに押せるハンコをフリーのソフトで簡単に作ることが出来ます。
その手軽さから使用する方も増えている電子印鑑。
電子印鑑作成ラボでは社印を作成する手順や、その効力、使用上での注意ポイントなどを紹介しています。
その他にも、一般的なはんこの知識やおすすめ通販サイトなども掲載中です。

 

目次
  1. 電子印鑑とは
  2. 電子印鑑を作る方法
  3. 電子印鑑のメリット・デメリット
  4. 電子印鑑はセキュリティに問題ないの?
  5. 知らないと損する!電子印鑑の注意ポイント

 

電子印鑑とは

PC作成女性
電子印鑑はPC上で扱う印鑑で、普通の印鑑のように書類データに貼り付けることで印鑑として活用することが出来ます。
管理されるデータは不正利用などが起きないように簡単にアクセスできないようになっており、データの上書きなども出来ない形で保管しているので、複製の心配もありません
これによりPC上で作った書類を印刷せずに使うことが出来るので、書類作成がより早く行えるようになります

 

その効力は

法
電子印鑑は画像データを使っているので、実物がある印鑑と比べると、効力としては弱いといわれています。
法的に見ると電子印鑑でも法的効力は認められているのですが、会社間で行う取引においては、相手側が電子書類による取引を拒否することも多いので、電子印鑑を用意していても、結局は紙の書類で作成し、実物の印鑑を押して契約を行うことになることが多く、使いどころとしては実物の印鑑よりもはるかに制限されているといわざるを得ません。

 

社印として使えるか

社印
実印と比べると効力が弱いといわれている電子印鑑ですが、あくまでそれは社外とのやり取りで活用の場が少ないという面が強く、社内におけるやり取りの場合は、電子印鑑を社印として使うことは何の問題もありません
企業で使う書類は社内でのみ使われるものも多いので、そうした書類はすべて電子媒体で処理することにより、印刷代管理スペースの確保などに余計な予算をかけることも無くなり、大幅なコストダウンが期待できます

 

現在、様々な形で電子データが活用されるようになった今でも、紙媒体は広い分野で使われていますが、電子印鑑を導入することで、重要度の低い書類をすべて電子化できるようになりました。
こうした新しい技術を積極的に導入することで、企業の運営もより円滑に行えるようになるでしょう。

また、電子印鑑に不安が残る方は、実物の印鑑販売をランキング形式で紹介されている、こちらのサイトも参考に実物の印鑑と電子印鑑を比較してみるのもいいかもしれません。
印鑑作成即日店舗比較2016<ネットショップの特徴と最安値>

 

電子印鑑を作る方法

スパナ画像
PC上で作った書類などに押せる印鑑として作られた電子印鑑は、法的根拠も認められることから、今まで出来なかった紙の書類による印刷代の削減などに活用することが出来ます。電子印鑑は様々な形で作ることができますが、無料で作成することは出来るのでしょうか。ここでは、2パターンの電子印鑑の作り方と、電子印鑑作成時の注意点をご紹介します。

 

印鑑作り方ポイント1画実物の印鑑を活用して作る

はじめからパソコン等の機材が揃っていることが前提条件ではありますが、実物の印鑑を活用することで、無料で電子印鑑を製作することが出来ます。まず実物の印鑑を適当な紙に押して、その紙をスキャナーで画像データとして取り込みます。(スキャナーが無い方も多いかと思いますが、最近はコンビニエンスストアでも簡単にスキャンが可能です。)それを画像編集ソフトを使って、余白を削ったり、ホワイトバランスを調整したりして、画像データとして保存することであっという間に電子印鑑を作ることができます。編集ソフトは専用の物を購入したほうが仕上がりが綺麗になりますが、すでにPCについているソフトだけでも十分電子印鑑を作ることができます

 

実物の印鑑をお持ちで無い方は実店舗よりお得に印鑑が作成、購入出来る通販サイトもあるので、これを機に自分の用途や予算に合わせて比較し購入してみるのもいいでしょう。

 


安さ重視ならはんこプレミアム

 

印鑑通販

印鑑の最安作成通販点を謳っているだけあってとっても安く手掘りの印鑑が作成できます
元々印鑑の材質を扱うお店だったのと、余計な広告費を削減する事で、この安さになっているそうです。
旧字等の普段使われない漢字もしっかり対応してくれますし、補償期間が10年と安心出来る通販サイトです。

公式button

 

 


種類の豊富さならハンコヤドットコム

はんこや

 

最短即日発送というとにかく急いで印鑑がほしい!という方にオススメです。
シャチハタLPC81位受賞を8年も継続しているので安心して作成、購入できる通販サイトです。
専門のカスタマーサポートもあり購入後のアフターサービスも充実しているのが特徴です。

公式button

 

 


高品質、こだわりデザインが欲しいならハンコマン

はんこマン

 

即日出荷対応や大量注文対応にも対応していて、B級品再利用品一切取り扱っていない高品質にこだわった印鑑作成通販サイトです。特徴的なのが海外でも活躍する日本人アーティストや有名ご当地キャラとのコラボ印鑑や、外国人向けの浮世絵デザインの印鑑ギフトセットも購入出来るところで、個性的なデザインの印鑑が欲しい方におすすめです。

公式button

 

 

印鑑作り方ポイント1画画像データを一から作る

電子印鑑を作りたいときは、自分で印鑑のように見える画像データを作成するという方法もあります。表計算ソフトや文書作成ソフトには、図形を書いたり文字を入力したり出来る機能があるので、そちらを使って印鑑風に丸枠や角枠を作成して、その中に印鑑で使われる書体で文章を入力すれば、すぐに電子印鑑を作ることができます。
そうしたPDFデータ作成を支援してくれる専門ソフトもたくさんあるので、こだわりたい方はフリーの電子印鑑制作ソフトを使えばより綺麗な仕上がりになります。

 

上書きできないデータを作る

南京錠
電子印鑑を製作する際、特に気をつけておきたいのが画像の上書きについてです。簡単に上書きできるようだと、印鑑としての意味が無いので、データはきちんと上書きできないようにしたいところです。電子印鑑のデータをパソコン上で作成する際は、専用の電子印鑑用のソフトもあるので、そちらを使えば、簡単に上書き不可の電子印鑑を作ることが出来ます。ちなみにこのソフトは無料のものも多く公開されているので、そちらを使えばよりお得に作ることができるでしょう。このように、電子印鑑を作成する際は、簡単に上書き出来ない物を制作するようこころがけましょう。

 

電子印鑑のようにデータ間でやり取りするための証明は、今後様々な場所で使われるといわれています。作り方も数多く公開されているので、それらを参考にいち早く書類の電子化を推し進めていきましょう。

電子印鑑のメリット・デメリット

メリット・デメリット
電子印鑑はPC上で使用する印鑑です。実際の印鑑とは違う使い方が出来る新しい印鑑として注目されていますが、まだまだ使われたばかりということもあり、問題点もいくつか指摘されています。電子印鑑のメリット・デメリットとはどのようなものなのでしょうか。

 

印刷にかかる手間と費用を削減

印刷
電子印鑑のメリットは、印刷にかかる手間と費用を削減できるという点にあります。最近はPC上で書類を作成することが多くなりましたが、従来のように印鑑を使う場合、一度書類を印刷しなければならず、それが費用として経営を圧迫していました。ですが、電子印鑑を採用するとPC上の書類に電子印刷を捺印し、書類に法的効力を与えることが出来ます。これにより書類を印刷する必要が無くなり、手間と費用を大幅に削減できるようになるので、現場で働く社員はもちろん、経営陣にとっても大きなプラスとなります。

 

社外との取引では使いにくい

会社
電子印鑑のデメリットは社外の取引で使いにくいという点が挙げられます。まだ電子印鑑は生まれたばかりということもあり、企業によっては電子印鑑を印鑑としては認めないという考えを持つところが多く、社内では印鑑として認めていても、社外で認められないときは、従来のように書類を一度印刷しなければなりません。重要な書類になるほどそうした傾向は強くなるので、普通の印鑑のように電子印鑑を使えるようになるのは、まだまだ先のことになりそうです。

 

データで管理することのメリット・デメリット

複製
電子印鑑は当然PC上のデータとして扱うことになりますが、この方式にはメリットとデメリットの双方が存在します。メリットとしては管理が非常に楽で、社印として共有して使えることも出来、保管スペースなども必要ありません。デメリットとしては、データ管理がおざなりすぎると簡単に複製されたり改変やデータの盗難などを行えるなどの点が挙げられており、新しい印鑑の管理の形が問われています。

 

電子印鑑は非常に便利なものですが、まだまだ生まれたばかりということもあり、問題点も多く存在します。これから先の発展次第ではメジャーなシステムとして使われるようになるかも知れないので、先立って導入してみてはいかがでしょうか。

電子印鑑はセキュリティに問題ないの?

セキュリティ
電子印鑑は印鑑の印字を画像データとして保存して、PC上で捺印できるようにした印鑑です。作成した書類に捺印する作業をPC上で行えるようになるので、コスト削減や作業の簡略化が出来るメリットがありますが、セキュリティについては問題ないのでしょうか。

 

外部からのデータ進入に関する問題

 

電子印鑑を利用する際、特に気をつけなければならないのが外部からのデータ進入への対策です。企業PCはインターネットに接続されていることが多いのですが、ネット回線を利用して外部のPCから社内データを盗まれる事件が多発しています。こうした侵入者対策が一切行われていないと、電子印鑑のデータも当然盗まれ、都合の良いように改ざんされたりする可能性も出てくるので、PC関連のセキュリティは徹底しておかなければなりません

 

データの改ざんについて

 

電子印鑑のセキュリティで気をつけるべき点として、データ改ざんについての対策も挙げられます。電子印鑑は画像データとして保存されているので、画像編集ソフトを使うだけで簡単に改変することができます。そのため印鑑としての法的効力も失われかねないので、電子印鑑を作成するときは、一度作成したら上書きが出来なくなる形式で保存することが推奨されています。定番だとPDF形式での保存が行われているので、電子印鑑を利用する際はPDF形式でファイルを保存できるソフトを導入しましょう

 

PCデータそのものの寿命

 

印鑑のデータをPCで保存すれば、実際の印鑑のように劣化する心配もなさそうですが、実際にはPCのデータにもPCそのものの寿命が存在します。もし電子印鑑のデータを保存しているPCのHDDなどが壊れたら、保存されていたデータもすべて消滅するので、永遠に電子印鑑を使いたいときは、定期的にバックアップを取ってデータを維持するようにしなければなりません。

 

電子印鑑は使い方さえ間違えなければ非常に便利な印鑑として活躍してくれます。
世間的にPCのセキュリティやバックアップについての認識は浸透しきっているとは言い切れないので、電子印鑑を導入する際は、PCのセキュリティについての基礎知識を改めて学んでおくことも大切です。

 

知らないと損する!電子印鑑の注意ポイント

フリーソフト注意
データとして作成した書類に使用することが出来る電子印鑑は、データ上でやり取りする書類を印刷せずに使用する際に使用出来ます。電子印鑑は自分で作成することも出来るのですが、その際はいくつか注意しておく点があります

 

複製できないように保存する

 

電子印鑑は印鑑の印字をデータとして保管して使用します。そのため普通の画像ファイルとして保管してしまうと、簡単に加工して他の形に加工することが出来、印鑑としての機能を失わせてしまいます。そのため電子印鑑の画像データを作成したら、その後上書きできない形で保存しなければなりません。定番の形式だとPDF形式が使われているので、予めPDFデータを作成できるソフトウェアを用意しておきましょう。

 

必要なソフトが多い

 

電子印鑑はちゃんと使うために様々な作業が必要となります。画像データを一からきちんと印鑑として使えるように作成しなければなりませんし、実際の印鑑を画像データとして取り込んで加工する際も、画像編集ソフトが必要となります。当然ソフトは購入しておく必要があるので、電子印鑑を自作する際は必要なものを一通り集めなければなりません。価格を考えれば有料ソフトよりもフリーソフトを使うのが一番ですが、フリーソフトは性能面で劣ることが多いので、どのソフトを使うかは慎重に考えましょう。

 

代行依頼する場合

 

電子印鑑を導入したいものの、自作するだけの設備が揃っていないときは、製作代行に依頼するという手もあります。画像編集を長年行っているプロが行うので、不備なく電子印鑑を作ることができるでしょう。ただし代行した場合はそれなりの料金を支払う必要があるので、代行できる企業はいくつかチェックして、一番お得に作業してくれるところを探し、なるべく出来の良い電子印鑑を作成してもらいましょう。

 

 

 

電子印鑑はまだ使われ始めて間もないですが、今後は様々な場面で使われるようになると言われています。今から導入しても、様々なコスト削減が狙えるので、興味がある方は是非導入してみてください